L’improvisation n’est toujours pas la meilleure façon de préparer un événement comme une soirée mondaine. En effet, pour réussir votre réception vous devez avoir un sens aigu des responsabilités et beaucoup de rigueur. Voici, pour vous, quelques astuces qui vous aideront à mener à bien votre organisation.
1) Le choix du lieu
Le bon déroulement de votre soirée dépend du nombre de vos invités et de l’espace disponible afin de garantir leur confort.
Il vous faudra également étudier l’accessibilité du lieu. L’idéal serait un lieu situé près d’un arrêt de bus ou en centre-ville.
Pour trouver le meilleur endroit au Maroc, les recherches sur internet demeurent indispensables. Cette démarche vous est nécessaire afin d’avoir une idée du montant que vous devez prévoir pour dénicher et louer la salle.
Vous aurez alors accès à de nombreuses informations comme la location de meuble, les photos du lieu (fermé ou à ciel ouvert). Vous trouverez également sur le web les autres informations telles que le prix ou encore les menus proposés.
2) La gestion du comptoir à alcools
Veillez à ce que la variété et le genre d’alcools proposés correspondent à la fête que vous organisez : noces, anniversaire, soirée étudiante, etc.
Afin d’éviter un quelconque malentendu ultérieur, il faut suivre en temps réel les transactions.
D’une manière générale, les prix des boissons alcoolisées sont plus onéreux. Cependant, vous pouvez négocier avec le fournisseur la reprise des bouteilles invendues.
3) Le respect du protocole préétabli
Afin de garantir la réussite d’une fête, il faut que l’organisation soit parfaite. Il est primordial de diffuser les invitations, quelques semaines avant la date prévue, avec toutes les informations sur le jour de l’événement et l’endroit où il aura lieu.
Incluez les courriels, les flyers, les cartes d’invitation, les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Twitter ou encore Facebook parmi les voies de communication.
Pour que votre soirée soit inoubliable, veillez également à bien faire le choix du DJ pour l’animation.
4) La sécurité
Portez une attention particulière sur la sécurité du lieu de l’événement. Dans le contrat, une clause peut inclure ce type de service. Le cas échéant, adressez-vous à une entreprise spécialisée en matière de sécurité qui peut dédier un personnel expérimenté et opérationnel durant votre soirée.
Vous pouvez également faire appel aux services d’une entreprise de transport pour raccompagner les invités à leur domicile à la fin de la soirée.
L’idéal serait d’opter pour les VTC (Voitures de Tourisme avec Chauffeur). Vos convives les apprécieront à leur juste valeur ! Sachant que les taxis peuvent être plus coûteux.