Plus de 70 % des entreprises contrôlées par les Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales (URSSAF) doivent procéder à des régularisations relatives à des paies non conformes. L’audit permet d’éviter un tel désagrément. En quoi cela consiste-t-il, et comment le réaliser ?
Les fondamentaux de l’audit de paie
Un audit de paie peut se définir par un diagnostic du niveau de conformité des paies dans une entreprise. La démarche a comme objectif de s’assurer que tous les calculs de paie sont effectués dans le respect de la législation du travail, sociale et fiscale. Cette opération permet également de vérifier si les salariés et les organismes sociaux ont bien été payés dans les délais fixés par la loi.
Naturellement, un audit de paie nécessite des compétences techniques solides et une excellente connaissance des enjeux et des spécificités de l’entreprise. Il nécessite un échantillon représentatif des fiches de paie qui devra être composé de profils variés dans tous les rouages de la gestion des ressources humaines. Il vise ainsi à faire ressortir les écarts de pratiques avec les règles de paie, et permet de réduire le nombre d’anomalies risquant de déboucher sur des risques de litige.
Un audit de paie est organisé selon plusieurs points d’analyse : étude de l’entreprise et de ses objectifs, contrôle détaillé des rubriques, contrôle du règlement des salaires dans les délais, contrôle de la comptabilisation de la paie… La grande diversité des textes dans le domaine de la paie ne laissant pas toujours aux gestionnaires de paie d’appliquer tous les changements, une telle démarche donne à ces acteurs la possibilité d’améliorer en permanence leur processus de travail.
Comment se déroule un audit de paie ?
Généralement, un audit de paie s’articule autour de quatre grands axes. Le premier, c’est la définition du périmètre de la mission qui consiste à collecter les documents de paie : bulletins de paie, convention et accords d’entreprise, textes juridiques… L’ensemble de ces documents servira à établir un référentiel d’intervention. Après recoupement, il sera possible d’identifier les dysfonctionnements courants et les pratiques douteuses. Cette étape devra comprendre des entretiens avec les responsables de paie et les responsables RH.
Après la définition du périmètre de la mission vient la réalisation de l’audit proprement dit. Cela peut se faire dans les locaux de l’entreprise ou dans ceux du prestataire. Cette étape, qui est centrée sur l’étude détaillée de bulletins de paie et sur les autres éléments collectés lors de la précédente, a pour objectif de vérifier la conformité de ces documents et du processus de travail avec la législation.
L’élaboration du rapport intervient après la réalisation de l’audit. Il s’agit d’un support écrit dont l’objet est d’exposer les pratiques existantes au sein de l’entreprise ainsi que les points forts et les points à améliorer. Le document abordera notamment le rappel des règles de droit et l’écart entre les pratiques de l’entreprise et les règles légales et conventionnelles.
La présentation des mesures correctives à mettre en œuvre est la dernière étape d’un audit de paie. Le prestataire présentera un plan d’action avec des recommandations permettant de rectifier les anomalies et de les remplacer par de bonnes pratiques. Des changements dans les habitudes et des procédures de travail des employés concernés par la paie peuvent être utiles, et cela passe notamment par une formation.