Votre entreprise vous a chargé d’organiser un événement (convention, séminaire, road show, etc.) et vous venez de publier un appel d’offres ? Il n’est pas facile de choisir une agence événementielle et cela relève d’un long processus avec plusieurs étapes à respecter. Découvrez quelques conseils pour travailler avec l’agence qui correspond le mieux à vos attentes, celle qui deviendra votre partenaire dans la réalisation de votre événement !
Il n’est pas facile de choisir une agence événementielle pour organiser un événement (road show, séminaire, convention…). Votre entreprise attend un meilleur résultat et pour ce faire, vous avez publié un appel d’offres. On vous propose quelques conseils pour trouver l’agence répondant à vos attentes. Elle pourra ainsi devenir votre partenaire pour vous aider à organiser votre évènement !
Quels sont vos objectifs et vos attentes ?
Avant d’organiser un évènement, il est important de mettre en place votre objectif et de cerner vos besoins. Vous devez établir la liste des agences qui ont répondu à votre appel. Avant la présélection, voir laquelle convient à votre budget et à vos attentes ; si elles mettent à disposition du mobilier événementiel Alsace, ou autre. Renseignez-vous sur leur notoriété dans votre secteur d’activité, leurs clients et leur domaine d’expertise. Il est important de connaitre quel est leur avantage concurrentiel. Si vous avez déjà entendu parler de ces agences et si on vous les a déjà recommandées.
Lors de la phase de consultation, comparer les agences en les mettant en compétition
Faites un briefing avec les agences
Lors de votre première réunion avec les agences présélectionnées, vous aurez l’occasion de leur parler des détails concernant l’évènement que vous comptez organiser. Communiquez leur vos attentes, le lieu, la date, le public cible, le budget, les besoins en mobilier événementiel Strasbourg, etc. Votre organisation doit être validée par l’entreprise, vous devez disposer du budget nécessaire pour pouvoir la réaliser.
Après votre briefing, les agences auront en main les détails nécessaires pour préparer vos requêtes et vous apporter une meilleure solution pour répondre à vos attentes. Soyez attentif aux questions qu’ils peuvent vous poser afin qu’ils puissent bien accomplir leur mission.
Évaluer toutes les propositions
Comment évaluer les propositions des agences ? Commencer par sélectionner les critères avant de choisir celle qui présente plus d’originalité, à l’écoute, rétroactive, la qualité des documents, celle qui comprend la problématique, la pertinence de la réponse, etc.…
Une des techniques que vous pouvez adopter est de sélectionner les agences en deux temps : celles qui seront éliminées au premier tour laisseront une place aux autres pour affiner leurs propositions lors du second tour.
Choisissez votre agence !
Pour faire votre choix, optez pour l’agence ayant répondu à vos besoins et vos exigences. Mais aussi, celle qui a apporté des idées « originales » concernant le lieu, la destination ou aussi les activités. Pour assurer l’organisation, faites confiance aux interlocuteurs de l’agence.
Pour mieux choisir aussi une agence, suivez votre intuition ! Une grande agence peut avoir plus d’expériences et de contacts, elle pourra ainsi vous apporter un service de qualité. De même pour une agence de taille humaine, elle peut avoir une manière plus personnalisée et « artisanale » pour bien accomplir la mission.